Published — v. 4

Data Sync (S)FTP import

Owned by Sales operations
Last updated: Nov 13, 2023
6 min read

Nota importante

Le sincronizzazioni dei dati basate su (S)FTP non sono disponibili out-of-the-box (potrebbero essere applicati costi aggiuntivi), contatta il tuo rappresentante commerciale per una stima.

Le sincronizzazioni dei dati tramite (S)FTP non sono disponibili per gli account di prova di MailUp.

Un datasync di importazione (S)FTP consente di importare destinatari e dati anagrafici correlati nel tuo account MailUp caricando un file .csv su un server SFTP.

Il sistema attende il caricamento di un file csv, che viene quindi gestito e importato immediatamente, non è necessario impostare una pianificazione effettiva poiché il sistema eseguirà e importerà qualsiasi file non appena viene inviato.

Un'istanza di Datasync Import (S)FTP (di seguito denominata Istanza) verrà configurata per importare indirizzi email, numeri di telefono cellulare o entrambi, in una o più Liste MailUp. Oltre ai campi chiave Email e numero di telefono cellulare, è possibile importare anche un sottoinsieme specifico di campi del destinatario.

Il processo di configurazione include:

Ogni sessione di importazione gestita da un Datasync SFTP verrà registrata nell'applicazione web di MailUp, in modo che il risultato di ogni processo di importazione possa essere verificato dalla sezione Stato dell'importazione dell'interfaccia utente di MailUp.

Nota importante

Il comportamento standard del processo di importazione dei destinatari di MailUp è il seguente:

  1. Tutti i nuovi destinatari vengono importati come iscritti.

  2. Per i destinatari esistenti riconosciuti in base al loro indirizzo email o numero di cellulare:

    1. i dati demografici correlati verranno aggiornati. Non vengono mai creati destinatari duplicati

    2. lo stato di iscrizione non verrà aggiornato (i destinatari disiscritti rimarranno disiscritti e i destinatari iscritti rimarranno iscritti).

Un datasync di importazione (S)FTP può sovrascrivere i dati di iscrizione dei contatti come descritto di seguito:

Dove e come desideri importare i destinatari

Liste e Gruppi

Data Sync Import (S)FTP per aggiungere e aggiornare destinatari:

  • in una specifica Lista MailUp
    L'istanza verrà configurata nella fase di setup in modo che tutti i destinatari verranno importati in una Lista MailUp definita. In questo caso è anche possibile importare destinatari in un Gruppo MailUp specifico.

  • in diverse Liste e Gruppi MailUp
    Le liste di destinazione e i gruppi possono essere indicati per ogni singolo destinatario incluso nel file csv, in modo che non sia necessario creare più di un file per importare destinatari appartenenti a liste o gruppi diversi.
    In questo caso, il file CSV deve includere le colonne specifiche (ad esempio idList e IdGroup o ExternalGroupName) che indicano la lista di destinazione e, facoltativamente, i gruppi di destinazione, quando necessario.
    L'istanza verrà configurata nella fase di setup per leggere e utilizzare questi campi.

Nota importante

I gruppi di destinazione devono essere creati in anticipo nell'applicazione web di MailUp, nella pagina Destinatari > Gruppi.

Gli ID delle liste e degli ID dei gruppi sono elencati nella pagina Impostazioni > Tabella dei codici.

Modalità incrementale o modalità completa

L'importazione incrementale implica un file csv contenente solo le modifiche dalla precedente importazione, mentre la modalità di importazione completa importa l'intero database ogni volta, sostituendo i dati precedenti.

La modalità di importazione completa può essere configurata a livello di:

  • Lista

    • Lo stato di iscrizione di eventuali destinatari già iscritti alla lista MailUp ma non inclusi nel file verrà aggiornato a disiscritto.

    • Lo stato di iscrizione di eventuali destinatari già presenti come disiscritti nella lista MailUp inclusi nel file come iscritti (campo di optout = 1. Vedi il paragrafo sullo stato di iscrizione per ulteriori dettagli) verrà aggiornato a iscritto, ad eccezione dello stato di abbonamento dei destinatari disiscritti a causa di un hard bounce.

  • Gruppo

    • Eventuali destinatari già assegnati al gruppo MailUp che non sono inclusi nel file verranno rimossi dal gruppo.

    • Tutti i destinatari inclusi nel file verranno aggiunti al gruppo MailUp.

 

Alcuni contatti devono essere iscritti alla lista 2, gruppo 105, altri nel gruppo 106 e altri ancora in nessun gruppo

email;idlist;idgroup name.surname@myprovider.com;2;105 name2.surname2@myprovider.com;2;106 name2.surname2@myprovider.com;2;

Alcuni contatti devono essere iscritti alla lista 2, gruppi 105 e 120, altri alla lista 3, in nessun gruppo

email;idlist;idgroup name.surname@myprovider.com;2;105 name2.surname2@myprovider.com;2;106 name2.surname2@myprovider.com;2;

Stato dell’iscrizione

È possibile

  • importare tutti i destinatari contenuti nel file come iscritti oppure come disiscritti.
    L'istanza verrà configurata nella fase di setup in modo che tutti i destinatari verranno importati nelle Liste MailUp con uno specifico stato di iscrizione.

Nota importante

  • Se l'istanza importa i destinatari come iscritti , lo stato di iscrizione dei destinatari già registrati come disiscritti non verrà alterato e rimarranno disiscritti.

  • Se l'istanza importa i destinatari come disiscritti, lo stato di iscrizione dei destinatari già registrati come iscritti verrà aggiornato a disiscritto.

  • importare destinatari contenuti nel file come iscritti o disiscritti in base ai dati forniti nel file CSV.
    Lo stato di iscrizione dei destinatari può essere specificato per ciascun destinatario contenuto nel file csv in modo che non sia necessario creare più di un file per importare contatti iscritti e disiscritti.
    Il file CSV deve includere una colonna (optout) per indicare lo stato di iscrizione di ciascun destinatario.
    L'istanza verrà configurata nella fase di setup per leggere e utilizzare quel valore di colonna per regolare lo stato di abbonamento come segue:

    • Quando il valore della colonna è 1, i destinatari verranno importati come iscritti.

    • Quando il valore della colonna è 0, i destinatari verranno importati come disiscritti.

Nota importante

  • Se un iscritto è già registrato nella lista di destinazione come disiscritto e viene importato come iscritto, il suo stato di iscrizione viene aggiornato a iscritto. Lo stato di iscrizione dei destinatari precedentemente disiscritti a causa di un hard bounce non verrà aggiornato.

  • Se un iscritto è già registrato nella lista di destinazione come iscritto e viene importato come disiscritto, il suo stato di abbonamento viene aggiornato a disiscritto.

 

Alcuni contatti devono essere iscritti alla lista 2, altri devono essere disiscritti dalla lista 2

email;idlist;subscription_status name.surname@myprovider.com;2;1 name2.surname2@myprovider.com;2;0 name3.surname3@myprovider.com;2;1

Canali

È possibile importare tutti i destinatari

  • solo nel contesto email di MailUp: i destinatari verranno importati utilizzando solo il loro indirizzo email.

  • solo nel contesto SMS di MailUp: i destinatari verranno importati utilizzando solo il loro numero di cellulare.

  • o sia nel contesto email di MailUp che nel contesto SMS di MailUp: i destinatari verranno importati utilizzando sia l'indirizzo email che il numero di cellulare come chiave.

In base a come è configurata l'istanza, il file CSV deve includere colonne che mostrano l'indirizzo email e/o il numero di telefono SMS che identificano i destinatari in MailUp.

Nota importante

  • Quando si importa un numero di cellulare, se viene fornito senza il prefisso internazionale, per quel numero di cellulare verrà utilizzato il prefisso internazionale predefinito per la Lista MailUp in cui viene importato.

  • È molto importante verificare la corretta sintassi degli indirizzi email, ossia che non ci siano caratteri vietati o spazi. Gli spazi prima e dopo l'indirizzo vengono automaticamente eliminati durante il processo di importazione.

 

Alcuni contatti devono essere iscritti al canale EMAIL, alla lista 2

email;idlist;idgroup name.surname@myprovider.com;2;105 name2.surname2@myprovider.com;2;106 name3.surname3@myprovider.com;2;

Alcuni contatti devono essere iscritti al canale SMS, alla lista 2

phonenumber;idlist;idgroup +39XXXXXXXXXX;2;105 +49YYYYYYYYYY;2;106 +30ZZZZZZZZZZ;2;

Alcuni contatti devono essere iscritti al canale EMAILe al canale SMS, alla lista 2

phonenumber;email;idlist;idgroup +39XXXXXXXXXX;name.surname@myprovider.com;2;105 +49YYYYYYYYYY;name2.surname2@myprovider.com;2;106 +30ZZZZZZZZZZ;name3.surname3@myprovider.com;2;

Mappatura dei campi

L'istanza verrà configurata nella fase di setup in modo da poter associare le colonne del file CSV ai campi anagrafici del tuo account MailUp.

La struttura/layout del file CSV è completamente configurabile, ma deve rispettare una corrispondenza corretta tra i campi nel file e:

  • i campi anagrafici dei destinatari,

  • i campi identificatori dei destinatari (indirizzo email o numero di telefono),

  • i campi di destinazione dei destinatari (liste, gruppi, stato di iscrizione) della console MailUp.

  • Il file CSV prodotto dal tuo CRM dovrebbe apparire come segue:

email;nome;cognome;posizione;Titolo;idlist;subscription_status name.surname@myprovider.com;John;Smith;Everywhere;Manager;2;1 name2.surname2@myprovider.com;Martha;Smith;Anywhere;Manager;2;0 name3.surname3@myprovider.com;Gordon;Smith;Anywhere;Operative;2;1

  • Desideri che il file CSV aggiorni i dati dei destinatari nel tuo account MailUp.

  • Il tuo account MailUp ha configurato in anticipo i seguenti campi del destinatario:

    • indirizzo email,

    • campo 1: nome,

    • campo 2: cognome,

    • campo 3: Titolo;

  • non sei interessato a memorizzare la posizione dei destinatari

In questo caso, le colonne in ogni riga saranno legate ai seguenti campi dei dati personali:

Csv Fields 

MailUp fields 

position

title

id

field

1

email

 

email address

2

nome 

1

nome 

3

cognome

2

cognome

4

posizione

 

 

5

Titolo

3

Titolo lavorativo

6

idlist

 

destination List

7

subcription_status

 

subscription

 

Nel caso di campi di dati personali vuoti, la loro colonna deve essere specificata comunque.

email;name;second name;Location;Job Title name.surname@myprovider.com;John;Smith;Everywhere; -> Last field is empty name2.surname2@myprovider.com;Martha;Smith;;Manager -> fourth field is empty name3.surname3@myprovider.com;;Smith;;Operative -> second and fourth field are empty

I dati dei destinatari vengono sempre importati come testo e i campi non devono contenere più di 200 caratteri.

Proprietà del file

È possibile impostare:

  • il carattere da utilizzare come separatore di campi, tenendo presente che è consentito solo un tipo di separatore in un file e che il separatore non dovrebbe essere utilizzato alla fine di una riga, dopo l'ultimo campo.

  • il delimitatore di testo che racchiude i valori delle colonne.

Se necessario, la prima riga del file può contenere una riga di intestazione che assegna un nome alle colonne.

L'istanza utilizza , (virgola) come separatore

email,name,second name,Location,Job Title name.surname@myprovider.com,John;Smith,Everywhere, name2.surname2@myprovider.com,Martha,Smith,,Manager name3.surname3@myprovider.com,,Smith,,Operative

L'istanza utilizza ; (punto e virgola) come separatore

email;name;second name;Location;Job Title name.surname@myprovider.com;John;Smith;Everywhere; name2.surname2@myprovider.com;Martha;Smith;;Manager name3.surname3@myprovider.com;;Smith;;Operative

L'istanza utilizza " (virgolette doppie) come delimitatore

email;name;second name;Location;Job Title name.surname@myprovider.com;John;Smith;"Here;There;someplace";HouseKeeper name2.surname2@myprovider.com;Martha;Smith;;Manager name3.surname3@myprovider.com;;Smith;;Operative

L'istanza non prevede una riga di intestazione

name.surname@myprovider.com;John;Smith;Everywhere;HouseKeeper name2.surname2@myprovider.com;Martha;Smith;;Manager name3.surname3@myprovider.com;;Smith;;Operative

Proprietà aggiuntive

Per ogni datasync import configurato, una volta caricato un file nello spazio SFTP (sul server MailUp), il processo di importazione verrà eseguito e completato il prima possibile (il tempo di esecuzione dipende dal numero di destinatari e dalle colonne contenute nel csv).

Se preferito, può essere utilizzato un server FTP/SFTP di terze parti per lo scambio di file. Se si utilizza il proprio server FTP personale, l'importazione verrà eseguita in base all'orario definito nella configurazione.

  • L'istanza può essere configurata per sovrascrivere i valori di campo esistenti salvati in MailUp quando le colonne del csv sono vuote, invece di far sì che la sincronizzazione dati ignori completamente le colonne del csv che non mostrano alcun valore.

  • È possibile configurare uno o più indirizzi email che verranno notificati con un messaggio email con il risultato del processo di importazione ogni volta che viene importato un file. Gli indirizzi multipli devono essere separati da ; (punto e virgola).

email1@mailup.com;email2@mailup.com;email3@mailup.com -> The instance will sent a notification email to these three addresses for each processed csv file.